Comment organiser un voyage scolaire ?

1.  La rédaction du projet pédagogique 

Votre voyage scolaire s’inscrit dans votre projet pédagogique. Il y occupe une place importante pour atteindre vos objectifs.

Ce document émane de l’envie d’un ou plusieurs professeurs à développer des objectifs pédagogiques, des outils permettant de les atteindre, ainsi que les moyens d’évaluer l’objectif fixé. Ainsi afin d’être le plus clair possible et monter un projet viable, il est donc  nécessaire d’y consacrer du temps.

Dans ce projet pédagogique, il est important de présenter le voyage que vous souhaitez préparer et renseigner la thématique de voyage scolaire ainsi que les objectifs pédagogiques. Le projet pédagogique n’est pas obligatoirement rédigé, il peut prendre la forme d’un tableau renseignant les objectifs à atteindre, les moyens de parvenir aux objectifs fixés et enfin, l’évaluation de la réussite des différents axes pédagogiques.

2.  La demande d’autorisation de voyage scolaire 

La demande d’autorisation est une étape indispensable, car elle va déterminer si le projet de voyage scolaire est plausible ou non.
Le cheminement de la demande d’autorisation n’est pas le même selon le type d'établissement.

Les établissements publics

Le directeur de l’école primaire ou maternelle fait une demande d’autorisation auprès de son inspecteur de circonscription dans un délai d’au moins 5 semaines pour un voyage scolaire s’effectuant dans le même département que l’école. Un délai de 8 semaines est attendu pour un voyage scolaire s’effectuant en dehors du département.

Le dossier pédagogique doit être transmis à l’inspecteur de sa circonscription. L’inspecteur de circonscription émet un avis. L’autorisation de départ en classe de découverte revient à l’inspecteur d’académie. La décision est communiquée à l’établissement au plus tard 15 jours avant le départ pour un voyage se déroulant dans le département de l’établissement, et au plus tard 3 semaines dans le cas d’un séjour en dehors du département de l’établissement.

Les établissements privés

La démarche est différente. En effet, c’est le chef d’établissement qui est habilité à délivrer l’autorisation de départ en voyage scolaire; cette décision est rendue éventuellement après consultation du conseil d’administration, l’APPEL, l’OGEC.

3.   Choix de la maison et réservation de séjour

Le choix du lieu de séjour doit être en corrélation avec votre projet pédagogique. Veillez à ce que votre lieu de séjour dispose d’infrastructures nécessaires à la pratique des activités recherchées.

Après avoir précisé votre trajet avec l’organisme, au regard de différents devis, il est nécessaire de fixer les dates de séjour en signant le contrat et en versant un acompte de réservation. Il est conseillé de réserver le lieu de séjour entre 1 an à 6 mois avant le départ.

L’association peut planifier un échéancier afin de faciliter le paiement du séjour. N’hésitez pas à nous contacter !

4.   Communication avec la famille

La réunion d’informations est indispensable. Il est important de la planifier le plus tôt possible. C’est le moment idéal pour informer physiquement les parents sur le voyage scolaire et pour montrer aux parents tout l’intérêt de ce dernier.

Durant votre réunion, veillez à utiliser des mots simples afin que les informations soient les plus claires possibles pour les parents. Présentez l’objectif de votre voyage scolaire sans détailler tous les axes pédagogiques, au contraire, présentez la forme afin que l’ensemble des parents comprennent votre démarche.

Renseignez la thématique du voyage scolaire, les lieux visités, les intervenants présents. Ces informations sont importantes et rassurent les parents. C’est également lors de cette réunion que vous pourrez répondre aux questions des parents, les rassurer, apaiser leur inquiétude quant au voyage scolaire.

En cas de réticence pour motif financier,  il est important d’informer les parents que des aides financières sont mises en place pour alléger le prix du séjour. Le but étant que l’ensemble du groupe d’élèves puisse partir en voyage.

Enfin, faites place aux documents administratifs ! Présentez les éléments à remplir par les parents afin qu’ils fournissent rapidement leur dossier complet.

Les documents administratifs nécessaires :

- Autorisation parentale
- Fiche sanitaire de liaison
- Autorisation chirurgicale
- Trousseau des élèves
- Règlement intérieur